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中国汽车工业协会分支机构组团出访的规定

  • 2013年01月24日 10:57
  • 来源:中汽协会会员服务部

1 目的
    为规范中国汽车工业协会各分支机构的组团出访等事宜,制定本规定。

2  适用范围
    本规定适用于协会各分支机构以协会和分支机构名义组团出国参加会议、访问、交流和参展等。

3  基本原则
    3.1 分支机构组团出访应从事与汽车行业及本小行业业务密切相关的活动。原则上,分支机构不组织、不参加与汽车行业无关的团组出访。
    3.2 分支机构不得替其他单位出访组团。遇特殊情况的,须事先报告协会秘书处并经会员服务部、国际合作部审核报秘书长批准后按程序办理。

4  基本要求
    4.1 各分支机构应拟订年度组团出访计划,并按计划实施。原则上,出访前六个月,须向协会秘书处提交申请报告。
    4.2 出访内容须与本行业的业务密切相关。
    4.3 出访负责人原则上由协会指派,或由组团的分支机构秘书长(理事长)担任。
    4.4 出访人数原则上不超过20人。
    4.5 出访时间原则上不超过10天。
    4.6 出访频次每个分支机构每年不得超过2次。
    4.7 费用问题原则上由出访团组自行解决,必要时由出访分支机构的会费进行补贴。 
    4.8 原则上以公务形式组团出国。
    4.9 出访结束后的半个月内,由负责人向协会秘书处提交出访总结报告。

5  组团出访申报流程
    5.1 由出访分支机构提前半年时间向协会秘书处提出出国任务申请报告。
    5.2会员服务部负责受理出国任务申请报告,分管秘书长初审。
    5.3 财务部负责审核经费的落实。
    5.4 国际合作部、分管领导对出国任务申请报告进行审核。
    5.5 国际合作部起草出国任务请示报告,报秘书长批准。
    5.6 秘书长批准出国任务请示报告。
    5.7 国际合作部负责向上级有关部门申请出国任务书。
    5.8 会员服务部负责回复申报出国的分支机构。
    5.9 办理出国手续。
    5.10 完成出国的后续工作。

其他未尽事宜按《中汽协会关于外事活动的有关规定》及国家有关规定执行。


附件:
    一、出国任务申请报告基本内容
    二、《中汽协会关于外事活动的有关规定》


附件一:

出国任务申请报告基本内容

1、出访类别:参加国际会议(附会议通知)、访问、参展或其他
    2、出访目的和任务
    3、团组性质:因公参加团组活动、因私参加团组活动
    4、出访的国家或地区
    5、出访的详细行程: 包括日程安排和会议议程等
    6、出访日期、出访天数
    7、说明费用由谁承担及财务预算
    8、出访团长的确认
    9、接待单位的邀请函。基本内容包括:使用有邀请单位抬头的公文纸、单位名称、地址、电话及传真号码,被邀请人姓名、职务、确切的出访目的、具体的出访时间和停留期限、国外所需的费用由谁承担,邀请单位的负责人亲笔签名等
    10、人员名单(含出生年月日、出生地、工作单位、职务∕职称)


附件二:

中汽协会关于外事活动的有关规定

1 目的 
    为统一、规范中国汽车工业协会的外事活动,制定本规定。
    2 适用范围 
    本规定适用于协会出国参加国际多边和双边会议,出国访问、参展的人员;在国内,协会同其他国家协会、企业、机构间的会议和交流活动。
    3 职责
    国际合作部是外事活动的归口部门。负责出国团组的组织和审核,国内外事活动的组织和审批。
    4 基本原则
    4.1 协会人员不组织,原则上不参加与汽车行业无关的团组。
    4.2 协会各部门不得替其它单位组团。遇特殊情况的,须事先报告并经国际合作部审核报秘书长批准后按程序办理。
    4.3 国内的外事活动,由国际合作部统一安排,需报秘书长批准的,由国际合作部负责报批。
    5 出国基本要求
    5.1以公务形式组团出国的应符合国家有关出国团组的各项规定。
    5.2 所有出国团组(协会组团或参加外单位团组)必须做到;
    a)出国目的明确,出国任务落实;
    b)出国行程落实;
    c)出国的活动安排落实;
    d)出国经费落实;
    e)出国团组的翻译落实;
    f)以公务形式组团的团组,团长必须持因公护照。
    6 出国流程
    6.1 由各部门提出出国任务申请报告。
    6.2 出国任务申请报告,部门主任及分管秘书长初审。
    6.3 国际合作部对出国任务申请报告进行审核。
    6.4 国际合作部起草出国任务请示报告,报秘书长批准。
    6.5 秘书长批准出国任务请示报告。
    6.6 办理出国手续。
    6.7 完成出国的后续工作。
    7 出国手续的办理 
    7.1 出国人员提交的出国任务申请报告,至少包括以下内容:
    a) 出访类别:参加国际会议(附会议通知)、访问、参展、或其它;
    b) 出访目的和任务;
    c) 团组性质:因公参加团组活动、因私参加团组活动;
    d) 出访的国家;
    e) 出访的详细行程: 包括日程安排和会议议程等;
    f) 出访日期、出访天数;
    g) 说明费用由谁承担,及财务预算;
    7.2 由协会组团的,国际合作部负责办理出国手续(不包括因私护照),团组人员应给予配合。
    7.3 参加其他单位团组出国的,国际合作部负责办理出国手续(不包括因私护照),团组人员应给予配合。
    7.4 以私人护照形式出国访问、交流、参展的,由出国人员自行办理出国手续,国际合作部给予必要的协助。
    8 出国的后续工作
    出国人员回国后应向国际合作部上交有关资料;应在15个工作日内写出总结报告并上报国际合作部。
    8.1 国际合作部对总结报告审查处理后上网,使协会员工了解情况。
    9 国内活动要求
    9.1 协会会见其他国家协会、外资企业、国外机构的人员或召开国际间会议,应至少在三个工作日前填写国内外事会见单(见附件1)或国内外事会议单(见附件2)。
    9.2 外事会见
    9.2.1 外宾要求拜访中国汽车工业协会
    9.2.1.1 中国汽车工业协会秘书处各级领导,各部门安排会见外宾均须填写国内外事活动申报单,由国际合作部安排会见外宾的,由国际合作部填写外事活动申报单(见附件1.2)。
    9.2.1.2 当来访单位同级人员直接与秘书长或副秘书长联系时,秘书长或副秘书长应及时通知国际合作部与对方相应部门联系,由国际合作部安排会见。
    9.2.1.3 当来访单位下级人员直接与协会秘书长或副秘书联系时,秘书长或副秘书应告知国际合作部,由国际合作部统一安排会见。
    9.2.1.4 当来访单位直接与部门联系时,部门可直接填写国内外事活动申报单(见附件1.2)报国际合作部审核。需上报秘书长的,由国际合作部报批后通知各部门。
    9.2.1.5 来访单位与综合管理部联系时,由综合管理部转国际合作部处理。
    9.2.2 中国汽车工业协会要求会见外宾
    当中国汽车工业协会各级领导或部门要求会见外宾时,应通过国际合作部与外方联系。
    9.3 会见准备
    9.3.1 会见前,主接待部门应做好会见准备工作,特别是做好各类资料的准备,国际合作部做好会见的安排工作。
    9.3.2 会见时应尊重对方,使对方能充分表达来意,主接待人应认真听取对方讲话,介绍我方的情况和观点。双方应友好讨论、交流。
    9.3.3 会见时主接待人或主接待部门应安排记录人员,作好记录。
    9.3.4 外事会见后,参加会议的人员应向协会主持会议和交流的部门上交资料,主接待部门或接待人应在活动结束后5个工作日内写出会见备忘录或会见纪要,报国际合作部。秘书长会见外宾的会见备忘录或会见纪要由国际合作部撰写。

 

 

 

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